Praxis-Tipps für Videokonferenzen

Gegenüber E-Mails und Telefonkonferenzen haben Videokonferenzen einen großen Vorteil. Eine Studie des Allensbach-Instituts fand heraus, dass Kommunikation zu 55 Prozent aus Mimik und Gestik besteht, zu 26 Prozent aus der Stimme und lediglich zu 19 Prozent aus dem fachlichen Inhalt. Bei einer Videokonferenz lassen sich Nuancen wie Ironie deutlich leichter identifizieren und Missverständnisse vermeiden. Aber auf was gilt es in der Sprache und Nonverbalen Kommunikation zu achten?

Und schließlich nicht vergessen: Auch in Online-Gesprächen sind einige Aspekte der nonverbalen Kommunikation zu beachten. Wie etwa freundlich lächeln, in die Kamera schauen, gerade und aufrecht sitzen und Aussagen mit Gesten unterstreichen, um die Teilnehmer von Ideen, Projekten oder Produkten und Dienstleistungen zu überzeugen.

Praxis-Tipp 1:
Zunächst gelten natürlich bei Meetings, bei denen die Teilnehmer an verschiedenen Orten sind, die gleichen Regeln und Tipps, wie in einem „normalen“ Meeting, bei dem alle in einem Raum sind.

Wir reagieren jedoch in der Kommunikation unbewusst auf sehr viele kleine Signale, wie Mimik, Gesten oder Änderungen in der Körperhaltung. Diese sind in einem „virtuellen“ Meeting kaum zu erfassen. Daraus folgt z.B., dass wir Sichtweisen, Meinungen, Zustimmung oder Ablehnung viel häufiger konkret abfragen müssen. Dazu braucht es Erfahrung und Übung, damit dies nicht zu einer mechanisch angewendeten Methode verkommt, sondern von allen Teilnehmern als authentisch und zielführend erlebt wird. Der Blickkontakt und damit auch die Signalisierung von Aufmerksamkeit spielen eine wichtige Rolle bei der vermittelten Kommunikation und sind schließlich auch für die Entscheidung zum Einsatz einer Videokonferenz ganz grundlegende Merkmale.

 Was muss ich beachten, dass es zu keinen Missverständnissen oder Konflikten kommt? Und – wie löst man am besten Missverständnisse und Schwierigkeiten?

Praxis-Tipp 2:
Es ist unmöglich, Missverständnisse in der Kommunikation zu vermeiden. Durch die unterschiedlichen Hintergründe, Erfahrungen, Haltungen, vielleicht sogar Kulturen werden Aussagen nie genau so verstanden, wie sie gemeint waren. Das Kunststück ist, Missverständnisse so schnell zu erkennen, dass es nicht zu Konflikten kommt. Das „Aktive Zuhören“ ist ein erprobtes Vorgehen, um schnell ein gemeinsames Verständnis herzustellen. Dazu gehört zunächst die Haltung, den Gesprächspartner wirklich verstehen zu wollen. Darüber hinaus sind Zuhören, gutes und gezieltes Nachfragen sowie Paraphrasieren (sinngemäß wiederholen) wichtige Mittel.

 Gibt es bei virtuellen Teams auch die Möglichkeit für Small-Talk? Wie kann ich Zwischenmenschliches schaffen?

Praxis-Tipp 3:
Es gibt nicht nur die Möglichkeit, sondern tatsächlich die dringende Notwendigkeit für „Small Talk“ und Zwischenmenschliches. Der Aufbau einer Beziehung ist eine Grundvoraussetzung für gute Kommunikation und Zusammenarbeit.

Teammitglieder, die an einem Ort zusammenarbeiten, treffen sich in der Kaffeeküche, der Kantine oder unterhalten sich über den Schreibtisch hinweg. Diese Kanäle entfallen bei verteilten Teams und müssen bewusst ersetzt werden. Dazu ist es hilfreich, ein Kennenlernen gleich am Anfang der Zusammenarbeit auch auf einer persönlichen Ebene anzustoßen und zuzulassen. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten, aber der wichtigste Anteil ist das Vorbild der Leitung: Wenn man selbst etwas von sich preisgibt, gibt man ein Beispiel für alle anderen. In jedem Meeting sollten sie Zeit für Persönliches einplanen. Wie viel Zeit dafür notwendig und angemessen ist, ist abhängig von den beteiligten Kulturen: In Deutschland braucht es z.B. weniger Zeit, als in den USA.

 Verdrängen virtuelle Meetings in Zukunft die klassischen Meetings in Veranstaltungsräumen?

Praxis-Tipp 4:
Es gibt verschiedene Faktoren, die die Entwicklung in diese Richtung treiben. Dazu gehören die zunehmende Globalisierung der Arbeit genauso wie moderne Arbeitsmodelle mit mehr „Home-Office“ oder der freien Wahl des Arbeitsortes.

Mit den immer besser werdenden Tools wächst außerdem die Verlockung, auf „klassische Meetings“ mehr und mehr zu verzichten. Dabei wird gern ignoriert, dass ein persönliches Treffen durch nichts gleichwertig ersetzt werden kann. Jede technische Unterstützung ist nur ein Versuch, die Nachteile von virtuellen Meetings zu reduzieren. Der Blickkontakt fördert den Aufbau gegenseitigen Vertrauens und kann gleichermaßen zum Abbau von Missverständnissen beitragen. Der Blickkontakt (ebenso wie Gestik und Mimik) sensibilisiert schließlich für Unausgesprochenes und steigert damit den Kommunikationserfolg.

“Miteinander reden bedeutet sich gegenseitig zuzuhören!”

Lassen Sie die anderen Teilnehmer:innen ausreden. Warten Sie auch mal etwas länger. Gerade dadurch, dass man das Mikrofon manchmal erst einschalten muss, kann der Gesprächsfluss bei Videokonferenzen durchaus langsamer sein als bei Präsenztreffen. Direkte Ansprachen können zudem das Gemeinsame miteinander stärken und die Gesprächsintensität steigern. Man sollte sich auf das Gesagte beziehen und ggf. einzelne Personen in das Gespräch einbeziehen und aktivieren.

Reden Sie klar und deutlich. Auch die Sprechgeschwindigkeit spielt für eine klare Artikulation eine wichtige Rolle. Reden Sie zu schnell, versteht man Sie vielleicht nicht mehr gut und hat es schwer Ihnen zu folgen. Manche Videokonferenzsysteme bieten die Feedbackmöglichkeit, per Symbol zu signalisieren, ob man schneller oder langsamer reden soll.

Gibt es Empfehlungen zum Ende eines Meetings?

Praxis-Tipp 5:

Videokonferenzen können anstrengend sein, besonders wenn man viele Meetings hat. Nutzen Sie die Zeit zum Abschluss eines Meetings, um positive Aspekte hervorzuheben und sich für eine gute Diskussion oder zielstrebige bzw. ergebnisorientierte Haltung oder einfach die Aufmerksamkeit bei den Teilnehmenden zu bedanken.

Ein Meeting endet mit der Verabschiedung und dem Trennen der Verbindung.

„Danke“

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